Membuat Tabel Acces

Tabel yang terdapat di dalam suatu database merupakan tempat penyimpanan data yang juga akan menjadi sumber informasi. Isi dari tabel dapat diambil untuk disajikam dalam berbagai bentuk yang sesuai dengan keperluan masing-masing pengguna. Di dalam sebuah database, dimungkinkan terdapat ratusan tabel. Untuk itu, sebaiknya tabel perlu dirancang agar dalam tidak terjadi pengulangan data yang sudah terdapat pada tabel lainnya.

Mengenal Layout Acces

Sebelum membuat tabel ada baiknya kita mengenal fitur-fitur yang ada pada Acces sehingga akan memudahkan kita dalam proses pembuatan tabel.

Membuat tabel dengan Acces sangatlah mudah karena tampilan menunya berupa ikon yang mudah dimengerti. Anda hanya perlu menekan tombol ikon Table yang dimaksudkan untuk membuat tabel baru.

Membuat Tabel Access Melalui Ikon Table

Cara ini merupakan langkah yang paling sederhana dan paling mudah karena anda akan terjun ke dalam ilustrasi tabel yang bisa langsung diubah desainnya.

Namun pertama-tama, buatlah terlebih dahulu nama databasenya serta simpan pada directory yang mudah anda temukan. Jika belum tahu caranya anda bisa membaca dan mempraktekannya seperti pada artikel Membuat Database Microsoft Acces.

Selanjutnya klik menu Create di dalam menu bar dan pilih ikon Table.

Setelah anda menekan tombol ikon Table, maka akan terlihat tabel kosong seperti gambar di bawah ini,

Field ID yang muncul secara otomatis merupakan default atau aslinya dari Access. Apabila tidak dikehendaki, field tersebut dapat dihapus nantinya. Field ID akan terisi secara otomatis dengan nomor urut di saat anda mulai mengisi record atau mengisi data.

Klik pada “Click to Add’ dan pilih type datanya misalkan “Short Text” lalu berikan nama fieldnya ”Kode Barang”. 

Setelah Anda menekan tombol Enter, maka di sebelah kanan field Kode Barang akan muncul field baru yang siap untuk diisi namanya. Demikian seterusnya sampai seluruh field yang dibutuhkan terisi.

Kemudian simpanlah tabel tersebut dengan cara menekan ikon disket di pojok kiri atas. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Save As dan isilah dengan nama tabel yang anda kehendaki. Contoh di bawah ini, nama “Stock” digunakan sebagai tempat penyimpanan stock barang.

Klik OK maka pada navigator Pane di atas. Selanjutnya Table1 akan berubah sesuai dengan nama tabel yang telah ditentukan sebelumnya yaitu “Stocks”.

Membuat Tabel Melalui Ikon Table Template

Fasilitas ini digunakan untuk Anda yang tidak ingin membuat desain tabel sendiri secara manual. Begitu Anda klik, tabel yang dimaksud sudah terisi dengan nama-nama field yang dibutuhkan bahkan form dan report sudah terbentuk dengan rapi. Walaupun sudah langsung dibuat oleh Access, Anda tetap bisa mengubah nama fieldnya.

Pertama-tama, klik tab Create pada menu bar “Create” kemudian pilih Applications Part Templates. Pada dialog Create Relationship pilih There is no relationship jika tidak ingin dihubungkan dengan tabel lain.

Pilih table template yang dikehendaki. Sebagai contoh, klik “Contact” untuk membuat tabel rekanan secara lengkap dengan nama field dalam Bahasa inggris. Namun jika ingin nama tersebut diubah maka diganti ke dalam Bahasa Indonesia.

Untuk menggantinya ke dalam Bahasa Indonesia, lakukan klik kanan mouse pada nama field yang akan diubah, kemudian pilih Rename Field atau Double Klik pada nama fieldnya. Selanjutnya gantilah dengan nama field yang Anda inginkan.

Jika ada field yang tidak sesuai dengan kebutuhan, Anda dapat menghapusnya dengan melakukan klik kanan pada nama field yang akan dihilangkan dan pilih “Delete Field”. Misalnya, field Last Name yang perlu dihapus. Namun harus ingat bahwa Table Contact ini terhubung dengan form contact. Maka jika menghapus satu field harus dihapus juga field pada form dan report. Dimana cara hapus, buat dan edit form dan report akan dibahas pada artikel selanjutnya.

Lalu isikan data sesuai dengan kolom atau nama field-nya kemudian simpan tabel.

Membuat Tabel Access Melalui Ikon Table Design View

Membuat tabel dengan fasilitas Tabel Design lebih disukai bagi orang yang sudah mahir, karena lebih mudah dalam mengatur hal-hal yang berhubungan dengan tabel yang sedang dirancangnya. Sebagai ilustrasi akan dibuat sebuah Tabel Produksi.

Pertama-tama, klik tab Create pada menu bar, kemudian tekan ikon Table Design.

Setelah ikon Table Design ditekan, akan tampil jendela seperti pada gambar di bawah ini.

Dari gambar di atas, terdapat beberapa istilah-istilah yang harus dipahami karena akan sering digunakan dalam pembuatan tabel.

Field Name (nama field) yaitu nama dari suatu field/kolom yang akan digunakan sebagai tempat untuk menampung data yang sejenis atau mempunyai kriteria yang sama, misalnya menyimpan nama-nama, alamat-alamat, dan lain-lain.

Pada gambar di atas, karena kita sedang merancang kerangka tabelnya maka field ditampilkan dalam bentuk baris. Tetapi pada umumnya, field tersimpan dalam bentuk kolom.

Data Type (tipe data) adalah tipe dari jenis data yang akan diinput yang bisa berupa text, number, date/time. Autonumber, dan lain-lain.

1. Text adalah tipe jenis data yang berisi sebuah text bisa berupa kumpulan huruf maupun angka-angka atau gabungan huruf dan angka. Namun angka yang diinputkan pada field bertipe data text maka angka akan dianggap text sehingga angka tersebut tidak dapat digunakan untuk perhitungan penjumlahan dan lain-lain. Jumlah karakter yang dapat diinputkan tergantung jenis tipe datanya ada yang short text dengan 255 karakter dan long text yang tidak terbatas.
2. Number adalah tipe data yang berupa angka yang dapat digunakan untuk melakukan perhitungan matematis seperti perkalian, penjumlahan, pengurangan, pembagian dan lain-lain.
3. Date/Time adalah tipe data khusus hanya dapat menampung tanggal dan waktu dengan bentuk formatan tampilan General Date, Long Date yang menampilkan tanggal dengan lengkap (Senin, 12 Agustus 2019), Short Date dan lain-lain.
4. AutoNumber adalah tipe data yang berisi angka yang berurutan secara otomatis. Biasa digunakan untuk memberikan penomoran data-data yang diinputkan.
5. Currency adalah tipe data yang menampilkan angka lengkap dengan embel-embel mata uang contohnya Rp. 350.000.
6. Yes/No adalah tipe Boolean yang berisi hanya dua kemungkinan benar atau salah (True atau False).
7. OLE (Object Linking and Embedding) yaitu tipe data yang mengaitkan objek kedalam tabel Acces dapat berupa foto, gambar, grafik, bahkan lembar kerja Excel dan Word.
8. Hyperlink adalah tipe data berisi alamat. 

Description dapat digunakan untuk memberikan keterangan dari field yang dibuat atau sebagai pengingat atas alasan pembuatan field tersebut.

General digunakan sebagai tab menu untuk menentukan property atau kelengkapan dari Data Type yang akan digunakan. Misalkan untuk mengisi field “Nama Barang” yang merupakan data bertipe Text, pada tab General pada item Field Size diisikan angka 40 artinya jumlah karakter yang dapat diinputkan pada field “Nama Barang” maksimal 40 karakter. Contohnya kata Shampo memiliki sebanyak 6 karakter.

Kembali ke pengisian field Name, yaitu pada tabel yang sedang dirancang dengan fasilitas Design View.

1.  Pada baris pertama kolom Field Name, isikan nama field yang diperlukan misalkan “NomorUrut”.

2.   Klik baris pertama pada kolom Data Type sehingga muncul drop-down berupa tanda “v”. Klik tanda “v” tersebut hingga muncul list pilihan Selanjutnya pilih jenis data tipe yang akan digunakan misalnya AutoNumber. Dengan pemilihan tersebut, maka datanya akan berupa angka yang terisi otomatis dan berurutan dengan secara default dari angka terkecil hingga terbesar.

3.  Pada baris kedua kolom Field Name, isikan “Tanggal” dengan pilihan Data Type yang sesuai yaitu Date/Time.

4.  Dibawahnya pada tab General, klik tanda “v” pada baris Format hingga muncul list tampilan format yang akan digunakan misalnya Short Date.

5.  Lakukan langkah 1 – 2 atau 3 – 4 untuk membuat Field Name lainnya dan sesuaikan jenis Data Type yang akan digunakan.

Demikianlah 3 Cara Membuat Tabel Acces dimana caranya cukup mudah bukan?